6 conseils et outils pour booster sa productivité

Dans le monde connecté dans lequel nous vivons toutes aujourd’hui, stimulées de toutes parts, il est souvent difficile de rester en forme, concentrée et productive ! Comment avancer au rythme désiré dans tes projets professionnels ? Dans cet article, tu trouveras 6 conseils et outils pour booster sa productivité, quels que soient tes objectifs.

Au sommaire :

  1. La productivité, c’est quoi exactement ?
  2. Trouver ta voie professionnelle pour devenir une femme productive et passionnée !
  3. Prendre soin de soi : l’ultime base pour booster sa productivité
  4. Organiser sa journée pour être plus productive
  5. L’art du rangement : une disciple à ne pas négliger pour gagner du temps !
  6. Comment améliorer sa concentration pour être plus efficace ?
  7. Se faire accompagner dans l’organisation et la gestion du temps pour accroître sa productivité

Nous sommes parfois lentes au démarrage de la journée, épuisées par nos bébés et perturbées par une foule d’idées et de situations parasites ! Il se peut aussi que notre travail ne nous plaise pas ou que notre bureau ressemble à un véritable champ de bataille ! Dans ces conditions, il est certain que l’on ne pourra pas rester concentrée et impliquée longtemps ! Alors, comment devenir plus productive ?

La productivité, c’est quoi exactement ?

Avant de te lancer à l’assaut d’une meilleure productivité, il convient, en priorité, de comprendre de quoi on parle concrètement, non ? Qu’est-ce que la productivité ? Selon l’INSEE, la productivité serait « le rapport entre une production et les ressources mises en œuvre pour l'obtenir ». Autrement dit, c’est l’aptitude à produire un maximum de résultats avec des ressources (temps, investissements, moyens et environnement) les plus optimisées possibles. Mais attention, la notion de productivité est subjective. Elle est aussi liée à la motivation et à la volonté. Des ressources sur-optimisées, par exemple, des délais de commande mal évalués et trop courts ; un environnement de travail trop compétitif ; ou encore trop peu d’investissements en moyens techniques, vont peser sur ta charge mentale en limitant, à coup sûr, ton taux de productivité à long terme.

Trouver ta voie professionnelle pour devenir une femme productive et passionnée !

Exercer un métier qui te passionne, pour lequel tu es enjouée chaque matin quand le réveil sonne, est un vrai vecteur de productivité. Cela tombe sous le sens : aimer ce que tu fais est essentiel pour t’épanouir dans ton travail et donc pour être performante ! Malgré tout, de nombreuses femmes, comme toi peut-être, ne se sentent pas épanouies dans leur travail. En conséquence, elles repoussent au lendemain, elles se sentent fatiguées et mal à l’aise. Leur travail leur paraît plus difficile qu’il ne l’est en réalité et, franchement, niveau productivité, c’est le néant ! Il faut que tu saches que ta motivation influence grandement ton niveau de production et de concentration. Alors, si tu crois que ton manque de productivité vient du fait que tu n’as pas encore trouvé ta voie professionnelle, te pencher, en priorité, sur tes besoins et tes valeurs profondes est une bonne stratégie. Un second axe de réflexion pour trouver ta voie professionnelle est de réaliser un simple petit exercice : créer ton Ikigai. Ce concept japonais permet de se recentrer sur soi afin de trouver sa raison de vivre.

Toutefois, si tu ne sais plus par où commencer, si tu as besoin de te sentir épaulée pour découvrir ce qui te fait vibrer et si tu veux redonner du sens à tes ambitions professionnelles, faire un bilan de compétences est une excellente initiative. Une fois ces étapes passées, tu pourras enfin te réaliser dans ton travail. Par conséquent, la femme productive et passionnée que tu rêves de devenir entrera, sans effort, dans un processus de flow et de production intense ! Car oui, exercer un métier aligné, c’est-à-dire, un métier en accord avec ce que tu penses, ce que tu fais et ce que tu dis, t’offrira l’opportunité d’augmenter ta productivité tout en limitant tes efforts quotidiens ! Ça donne envie, non ?

Prendre soin de soi : l’ultime base pour booster sa productivité

Afin d’être plus productive et donner le meilleur de toi-même dans ton travail, il est indispensable de te trouver dans de bonnes conditions physiques et mentales. Voici quelques petits secrets pour que ton hygiène de vie devienne irréprochable (ou presque) !

Écouter ton horloge biologique

La stabilité de nos paramètres vitaux nous assure des performances optimales dans la réalisation de nos activités quotidiennes. En chacun de nous, notre horloge interne joue un rôle crucial dans l’équilibre de notre organisme et régit tous nos états : sommeil, éveil, appétit, vitalité, baisse d’énergie, humeurs, efficacité cérébrale, etc. Écouter ton horloge biologique, c'est savoir écouter ton corps et comprendre comment, toi, tu fonctionnes :

  • À quel moment de la journée es-tu plus productive ? Plus fatiguée ? Moins disposée à réaliser un travail de fond ?
  • Es-tu du matin ou du soir ?
  • Combien de temps dois-tu dormir pour te sentir en forme ?
  • Quels aliments te boostent le plus ? Quand et quelle quantité dois-tu manger pour être au top ?
  • Quelles sont tes variations d'humeur dans le mois en fonction de ton cycle menstruel ?
  • Vers quelle heure ressens-tu le besoin de faire une pause ou de carrément stopper ce que tu es en train de faire ?

Maintenant que tu as répondu à ces quelques questions (non exhaustives) comparent les réponses à ton rythme de travail actuel. Tu seras étonné de t’apercevoir que, dans bien des cas, le rythme que tu imposes à ton corps ne correspond pas vraiment à ce dont il a besoin pour fonctionner de manière optimale et donc pour être productif ! Promouvoir ton bien-être est un point essentiel, mais pas toujours si facile à mettre en place au quotidien. C’est dans ce but que l’application My Mental Energy Pro contribuera, à l’aide de la psychologie cognitive et des neurosciences, à équilibrer ton mental et à apporter plus de bien-être et d’efficacité à ton cerveau.

Dormir suffisamment

Combien d’heures de sommeil as-tu besoin pour que ton corps et ton esprit se sentent frais et dispo ? Là aussi, c’est une question d’horloge biologique ! Dormir son quota d’heures est essentiel pour régénérer tes batteries internes, te sentir en forme et prête à relever, avec enthousiasme, tous les challenges qui s’offrent à toi chaque jour ! Peu importe qu’il te faille 5 ou 10 heures de sommeil quotidien pour récupérer l’énergie nécessaire, le plus important, c'est de dormir suffisamment pour booster sa productivité du lendemain !

dormir suffisament pour booster sa productivité

Se créer une routine matinale

On ne le répétera jamais assez, mais se créer une routine quotidienne n’est pas synonyme d’ennui, mais plutôt de stabilité émotionnelle et corporelle. À l’instar des petits enfants, nous, adultes, avons aussi besoin de sentir notre temps délimité par une routine sécurisante. Te créer une routine matinale, en particulier, permettra de te donner l’élan nécessaire pour accomplir la journée dans de meilleures conditions. En effet, débuter chaque journée par des activités qui te font plaisir agissent comme des boosters de capacités ! Qu’il te faille prendre un petit déjeuner dans le calme, pratiquer ton sport préféré, méditer ou te prélasser sous une longue douche chaude, l'essentiel est de faire des choses qui te font du bien. Aussi, évacuer dès les premières heures, les tâches invariables de ton emploi du temps te permettra de garder un esprit focus sur tes réalisations les plus importantes, tout en restant zen et de bonne humeur !

Organiser sa journée pour être plus productive

Structurer sa journée

C’est indéniable, planifier ta journée, de manière méticuleuse, te permettra de mieux gérer ton temps et de gagner en énergie, en efficacité et en disponibilité. Bref, cela t’évitera te de disperser et donc d’être hyper productive ! En prime, tu réduiras considérablement ton taux de stress, ennemi juré de la productivité ! Pour planifier efficacement ta journée, il est préconisé, avant toute chose, d’analyser le déroulement de tes journées sur une semaine entière. En effet, connaître la façon dont tu utilises ton temps est primordial afin de déterminer ta charge de travail et d’identifier les situations où tu es plus productive et celles où tu perds un temps précieux. Une fois ces tâches analysées, tu peux te créer un planning sur mesure en n’oubliant pas de :

  1. fixer des objectifs précis, réalisables (selon la méthode SMART) et les écrire noir sur blanc ;
  2. prioriser tes tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Pour ce faire, tu peux t’aider de la très pertinente matrice d’Eisenhower ;
  3. repérer et regrouper les tâches similaires (classement de dossiers, réponse aux mails, appels téléphoniques, etc.) ;
  4. déterminer une durée spécifique à chacune de tes actions pour ne pas gaspiller ton temps ;
  5. planifier les imprévus qui pourraient survenir (on ne sait jamais !) afin de ne pas se désorganiser totalement si ça arrive ;
  6. se ménager des temps de repos ;
  7. déléguer si possible.

Utiliser les applications de prise de note

Ah la fameuse to-di list, la voilà ! Eh oui, on ne peut pas parler d’organisation et de productivité sans évoquer un minimum la to-do list ou, liste de tâches en français ! Bien sûr, noter sur un post-it ou un petit carnet une liste interminable de tâches à réaliser en 24 h est possible, mais (oui, il y a un mais !), est-ce vraiment efficace ? Si la liste est courte, oui pourquoi pas. Seulement, en réalité, ce n’est jamais réellement le cas, n’est-ce pas ?! Afin d’éviter de t’éparpiller et donc de classer et de centraliser, en un seul espace, toutes tes pensées, idées et tâches, voici 4 applications gratuites de prise de note :

Selon son interface, à toi de choisir celle qui te correspond le mieux !

S’emparer des outils de suivi et de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet visent à simplifier la conduite d'un projet et à avoir une meilleure vue d’ensemble sur les états d’avancement de tes différents projets, tout en en anticipant les difficultés éventuelles. Il en existe des dizaines et nous ne pouvons pas tous les présenter. Mais en voici 3 qui méritent, tout de même, que l’on s’y attarde un peu :

  1. Trello, l’incontournable. Son interface, organisée comme un tableau où sont accrochées des cartes, est très accessible et simple d’utilisation. Ces cartes sont réparties en plusieurs colonnes personnalisables, facilitant la vision globale de l’évolution des projets.
  2. Notion, l’indispensable. Cette application tout-en-un regroupe les fonctionnalités de Trello, Evernote, Dropbox, Google Doc, Jira et Confluence. Autant dire qu’elle est hyper complète et, en plus, totalement personnalisable ! Elle est simple à prendre en main et son interface, aux allures minimalistes, te ravira sans aucun doute.
  3. Asana, l’efficace. Cet outil est un vrai gestionnaire de communication d’équipe. Avec son interface colorée dynamisante, il permet de décomposer un projet en tâches assignées à une équipe. Savoir qui s’occupe de quoi et quand est tout simplement parfait pour optimiser ton temps et celui de tes collaborateurs.

Ne pas procrastiner en se laissant distraire

Voici un autre ennemi de la productivité : la procrastination ! Même si utiliser ce mot en plein milieu d’un dîner un peu pompeux « fait bien », tu dois l’exclure totalement de ton vocabulaire ! Traiter les tâches à effectuer au fur et à mesure, sans les remettre au lendemain, est une qualité indéniable pour booster sa productivité. Les conseils et outils exposés ci-dessus te permettront aussi de ne pas te laisser aller de ce point de vue là. Aussi, la procrastination va de pair avec le fait de se laisser distraire. Alors si tu as remarqué que tu as une tendance plutôt élevée à te laisser aller, naviguant au vent, sur internet, ou à traîner sur les réseaux sociaux, sans voir le temps passer, certains outils magiques peuvent t’aider à reprendre le contrôle de ces interruptions intempestives et à gagner en rentabilité :

  • Forest App : place à la déconnexion douce avec cette application consistant à regarder grandir un arbre virtuel, à condition de ne plus toucher à ton téléphone pendant le temps initialement programmé ;
  • AdblockPlus : qui élimine une majeure partie des publicités ;
  • StayFocusd : pour rester focus sur ton travail en limitant le temps passé sur certain site ou réseaux sociaux ;
  • Freedom : un bloqueur d'applications et de sites web de ton choix selon la durée que tu indiqueras.

L’art du rangement : une disciple à ne pas négliger pour gagner du temps !

Ranger son espace de travail et classer

Si tu souhaites être plus efficace dans ton travail, un petit ménage de printemps sur et autour de ton bureau s’impose ! Car, en matière de productivité, l’ordre est maître ! Ranger soigneusement ton espace de travail te permettra d’être dans de meilleures conditions, d’avoir les idées plus claires et donc d’être plus concentrée. De plus, tu ne passeras plus un temps infini à chercher un dossier important ou ton crayon fétiche ! Classe tous tes dossiers une bonne fois pour toutes, puis discipline-toi en y classant tes documents chaque jour. Mets de l’ordre sur ton bureau en triant ce qui est utile, ce qui est superflu et ce qui doit atterrir à la poubelle, car, ce malheureux stylo que tu attrapes tous les jours te fait perdre ton temps, parce qu'il ne fonctionne définitivement plus ! Ensuite, adapte ton espace à tes besoins : tout ce que tu utilises fréquemment doit être à portée de main afin de ne pas avoir à te lever, constamment, de ta chaise. Gain de temps assuré ! Enfin, si tu le peux, prends le temps de bien choisir le lieu où tu vas travailler. Le confort d’une pièce lumineuse, agréable et chaleureuse a un impact significatif sur ton bien-être et donc sur ta productivité.

S'organiser et planifier sa journée pour être plus productive

Organiser son ordinateur

Tout comme ton bureau physique, le bureau de ton ordinateur se doit d’être mis en ordre. Adieu le détestable dossier « à classer » et bonjour les dossiers regroupés par catégorie. C’est le système le plus simple pour s’y retrouver. Les deux méthodes d’organisation les plus fréquentes sont : le classement par types de fichiers (photos, factures, devis, etc.) et le classement par projets (images, présentations, textes, etc.). Mais attention, toutes ces catégories et donc, dossiers, doivent être eux-mêmes rangés dans les grandes catégories « documents » ou « images » et non sur ton bureau. En effet, les dossiers qui encombrent le bureau de ton ordinateur utilisent beaucoup de mémoire vive ce qui ralentit ton ordinateur et te fait perdre du temps. C’est bon à savoir ! Pour bien fonctionner, ton ordinateur a aussi besoin d’espace. Il est essentiel de trier régulièrement, de supprimer des fichiers inutiles et de transférer tes données sur des bases externes comme un disque dur. Pour gagner en rapidité, il est aussi conseillé de nettoyer ton ordinateur afin d’optimiser ses performances. Pour cela, le logiciel gratuit CCleaner est idéal !

Gérer ses mails

C'est une chose qui peut te rendre dingue : des mails par milliers ! Oui oui, devoir supprimer des dizaines de mails par jour est clairement du temps utilisé inutilement ! Pour d’aider, Cleanfox fait le ménage dans ta boîte de réception en te permettant de supprimer tes abonnements à des newsletters ou à des emails pas ou peu lus. Et en plus, en réduisant la pollution numérique, tu fais du bien à la planète ! Tu peux aussi optimiser ta boîte mail et alléger ta charge de travail avec Timyo. Cette application ajoute des widgets dans tes mails en précisant si tu attends une réponse et son délai, une action ou une simple lecture de la part de ton destinataire.

Comment améliorer sa concentration pour être plus efficace ?

S’imprégner de la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique infaillible pour gagner en productivité. Extrêmement simple, elle est ultra-efficace pour améliorer son niveau de concentration en restant focus sur une tâche précise. Munie d’un minuteur ou de l’extension Chrome, Marinara (minuteur digital spécial Pomodoro), voici son mode d’emploi :

  • 25 minutes de travail intensif non-stop ;
  • 5 minutes de pause ;
  • À nouveau 25 minutes de travail en restant ultra-concentrée ;
  • Et ainsi de suite… Tous les 4 cycles de 25 minutes, pause de 10/15 minutes.

Le but est d’habituer ton cerveau à travailler de manière attentive et productive tout en augmentant, progressivement, le temps de concentration.

Limiter les tentations extérieures et travailler dans le calme

Pour favoriser ta productivité, les distractions tu éviteras ! Eh oui, il est basique et logique, mais un des commandements principaux pour améliorer sa concentration et être plus efficace est bel et bien d’éviter toute forme de distractions. Pour cela, quelques conseils :

  • éteindre la télévision, la radio ;
  • mettre son téléphone portable sur silencieux ;
  • utiliser les applications anti-distraction (dont nous avons parlé un peu plus haut) ;
  • être au calme, sans les enfants qui courent partout ou les collègues qui discutent au fond du bureau ;
  • utiliser l’outil Noisli, disponible directement sur internet, qui propose de t’isoler d’un environnement bruyant (contre lequel tu ne peux rien faire) en paramétrant toi-même des sons favorisant la concentration ;
  • cesser de grignoter (oui oui, on t’a vu !), etc.

Tu verras, fais-en l’expérience, limiter les tentations extérieures est réellement bénéfique pour accroître ta productivité.

Travailler dans le calme et se fixer des objectifs pour ne pas procrastiner et gagner en productivité


Faire une chose à la fois

Se disperser n’est vraiment pas bon en termes de productivité. En étant multitâche, tu empêches ton cerveau d’être 100% concentré sur ce que tu es en train de faire. Oblige-toi donc à te fixer sur un seul objectif à la fois et focalise ton esprit uniquement sur celui-ci. Lorsque tu en auras fini, tu pourras, sur le même modèle, passer à la suite. Une bonne astuce pour rester concentré et faire une chose à la fois est d’avoir, toujours à côté de toi, un petit carnet de notes où tu peux déposer toutes tes pensées parasites qui viennent perturber ton travail. Une fois la tâche accomplie, tu pourras y revenir ultérieurement. Avec cette méthode, pas de pression et aucun oubli possible ! Zen, reste zen !

Se ressourcer

La tête dans le guidon, bien souvent, on oublie de faire des pauses. Pourtant, s’accorder des temps de repos réguliers dans la journée et prendre soin de soi permet de maximiser ton énergie et d’être plus performante. En étant reposée et ressourcée, c’est évident, tu ne pourras que mieux travailler. Tu peux faire du sport, prendre un bon bol d’air en te baladant dans la nature, passer du bon temps avec ton conjoint et/ou tes enfants, cuisiner un bon petit plat, ou encore, partir en vacances ; tu n’as que l’embarras du choix ! Se ressourcer est une excellente habitude à adopter pour booster sa productivité. Ne néglige donc pas cette partie cruciale.

Au quotidien, on ne le répétera jamais assez : fais des pauses régulières, détends ton dos, dégourdis-toi les jambes. Pense aussi à bien respirer et à essayer quelques courts exercices de méditation guidée à l’aide, par exemple, de l’application Pause qui offre différentes séries de méditation et d’exercices pratiques de relaxation. L’essayer c’est l’adopter !

Se faire accompagner dans l’organisation et la gestion du temps pour accroître sa productivité

Savoir s’organiser et gérer son temps n’est pas forcément une faculté innée. Certaines de tes amies s’en sortent peut-être à merveille, mais toi, rien à faire, tu t’éparpilles, tu ne trouves pas la méthode qui correspond à ta personnalité ou à ton métier et tu te sens vraiment débordée et contre productive. Le temps est probablement venu pour toi de lâcher prise et de te faire accompagner pour améliorer tes capacités organisationnelles et apprendre à comment optimiser ton temps en le gérant mieux. Développer un système d’organisation pour gagner en productivité, c'est ce que Hellosense te propose avec son programme de coaching ciblé et personnalisé. Suite à un entretien préalable pour identifier ta problématique, deux séances de coaching s’offrent à toi pour mener à bien un vrai plan d’action et l’évaluer en toute objectivité. En investissant dans tel un accompagnement, la gestion du temps n’aura plus de secret pour toi. Ta productivité reboostée, tu pourras diminuer, de manière appréciable, ton temps de travail et tu retrouveras les joies d’un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Plus détendue et disponible, la qualité de tes services ne sera que plus satisfaisante, faisant grimper en flèche ta précieuse confiance en toi. En bref, tu l’auras compris, tu n’en retireras que d’excellents bénéfices !


Tu l’as vu, de nombreuses techniques sont éprouvées pour booster sa productivité. À toi maintenant de mettre en place celles qui te correspondent le mieux en fonction de tes besoins !


Lucile DAVROUX | L-Rédige

Rédactrice Web SEO


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